Ti è mai capitato di scrivere delle liste di cose da fare durante la giornata e non riuscire a fare tutto sentendoti così frustrata/o? A me capita(va) continuamente.
Quando si parla di gestione del tempo le teorie e gli strumenti ad oggi esistenti sono tantissimi. E ogni metodo ed il suo inventore pensa/spera di essere il migliore e l’unico con il quale riuscirai a raggiungere i tuoi obiettivi. In tanti anni di applicazione di tutti questi metodi per provare, testandoli, quale fosse il migliore, ho scoperto che non esiste un metodo migliore di un altro quanto quello che fa per te.
Cosa vuol dire questo?
Che per le tue caratteristiche e per come sei in un determinato momento della tua vita, funziona più un metodo di un altro, mentre per qualcun altro quel metodo non funziona.
La cosa migliore per ognuno di noi quindi è trovare il metodo che è più congeniale alle proprie caratteristiche.
A livello di organizzazione e pianificazione, ho degli strumenti veramente molto validi: tra quelli trovati in rete o letti nei libri o imparati nei corsi, ho trovato la mia personalissima versione che mi sono creata ed utilizzo giornalmente, per le attività di tutti i giorni e per la pianificazione giornaliera, settimanale, mensile e annuale.
Per tornare all’inizio del discorso il problema per me era riuscire a non scrivere delle liste giornaliere chilometriche, che erano controproducenti perché mi deprimevo vedendo la mole di attività da svolgere. Inoltre, anche se ero particolarmente attiva, non riuscivo mai a cancellare tutte le voci e quindi a fine giornata sentivo di non aver fatto abbastanza.
Da più di due anni sto usando un metodo che ha eliminato questo problema e voglio parlartene così se funziona anche per te, rivoluzionerà la tua efficacia. Il metodo si chiama 1-3-5 e consiste nell’organizzare la giornata seguendo questo schema:
1: un’attività davvero importante, una di quelle attività che, anche se hai fatto solo quella in tutto il giorno, ti rendi conto di aver speso bene il tuo tempo. Questa è la prima attività che devi svolgere nella tua giornata lavorativa e non puoi passare a nessun’altra attività fino a quando non l’hai terminata.
3: tre attività che sarebbe bene fare durante la giornata, che farai solo dopo aver terminato l’attività importante del punto 1.
5: cinque cose che vuoi fare durante la tua giornata, che ovviamente vanno fatte dopo quelle dei due punti precedenti.
La bellezza di questo metodo (che funziona su tutto il tempo che puoi organizzare e gestire da te) è che mi tiene concentrata sulle attività nella mia lista in ordine di importanza. Infatti come scegliere queste attività? Per la prima avrai capito che è molto semplice la scelta in quanto opterai per quella che è importante ed anche urgente, quella così chiamata prioritaria. Nei periodi in cui non hai nulla di urgente, i periodi in cui puoi lavorare sul lavoro programmato, puoi dedicarti alla cosa più importante per i tuoi obiettivi principali. A seguire ci sono le tre cose importanti e magari non tanto urgenti, che ti aiutano a perseguire i tuoi obiettivi. Le ultime cinque sono attività magari di minore importanza e che non sono direttamente collegate con il raggiungimento dei tuoi obiettivi ma fanno parte ad esempio delle routine quotidiane.
Quando hai terminato di svolgere le attività che hai programmato per la giornata, tenendo conto anche del tempo che impieghi per sbrigarle, potrai sempre spuntare qualche altra voce dall’elenco generale di cose da fare. Per quanto mi riguarda, anche se non spunto tutte le attività durante la giornata, il fatto di cominciare con la più importante, mi rende sicuramente più soddisfatta del lavoro svolto.
Come effetti collaterali c’è che alle volte mi capita di prendermela troppo comoda perché mi concentro solo sull’attività principale, dilato i tempi e non riesco a svolgere le altre attività, quindi non la uso tutti i giorni: quando vedo che rallento i ritmi cambio metodo, anche per non abituare la mente ad una solita routine. Di questo, del metodo e di altri metodi per organizzare la settimana ne parlo in questo video che ho pubblicato su YouTube e in questo che parla dei primi 4 strumenti utili per gestire il tuo tempo.
Spero di averti dato delle indicazioni utili e se applichi questo metodo fammi sapere come va.
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